AP Expense Specialist

Join a Company That Grows People

At Lewis, we're not just trimming trees - we're building a future. As the second-largest utility vegetation management company in North America and a proud employee-owned business, we believe every person on our team matters. When you join Lewis, you're not just taking a job - you're investing in your future.

Why You'll Love It Here

- Experience the great outdoors while working in nature, not stuck behind a desk!

- Elevate your career with us - we prioritize training and internal promotions!

- Join a vibrant team that champions safety, values your feedback, and fosters a strong sense of camaraderie!

- Shape your future with us through our fantastic Employee Stock Ownership Plan (ESOP)!

As an AP Expense Specialist at Lewis Services, you'll:

Audit and process high volumes of fuel and credit card expenses submitted electronically in Emburse Chrome River or through manual paper reports.

• Review and process invoices, ensuring appropriate documentation, general ledger coding, and approvals before entering them into Concur and JD Edwards for payment.

• Match purchase order numbers to expenses, process invoices, and close purchase orders.

• Perform high-volume data entry processing as needed.

• Identify and assess expense trends and prepare reports to inform operations.

• Contact vendors to obtain missing receipts over a set dollar amount.

• Scan or copy expense receipts for various expenditures related to risk management, fleet, or sales tax purposes.

• Prepare accurate and timely general ledger journal entries and account reconciliations.

• Take initiative to assist team members as needed.

• Respond to internal and external customer and vendor inquiries.

• Review vendor statements, research, and resolve discrepancies.

• Support weekly payment selection and processing of company credit card increases and new card issuance.

• Maintain a strong internal control environment and organized files.

• Perform other duties as assigned.

• Associate's degree in Accounting, Finance, or related field (Bachelor's degree preferred).

• 2-3+ years of relevant experience preferred; 5+ years of experience required in lieu of degree.

• Accounts Payable experience including invoice processing, expense reporting, vendor onboarding, monthly statements, and A/P reporting.

• Familiarity with JD Edwards, Concur, and Emburse Chrome River systems.

• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Outlook, Word) and Adobe Acrobat.

• Ability to work independently, with excellent organizational and communication skills.

• Strong attention to detail, investigative skills, and ability to analyze and interpret data accurately.

• Knowledge of basic accounting principles and general ledger processes.

• Ability to multitask and meet deadlines in a fast-paced, high-volume environment.

• Demonstrated teamwork, adaptability, and process improvement mindset.

• Interpersonal and collaborative skills for cross-functional teamwork.

Ability to:

• Sit at a desk for extended periods and perform repetitive keystrokes.

• Occasionally lift up to 25 lbs.

Continuously - Sitting, communicating, using computers
Frequently - Reaching, keying, handling files
Occasionally - Lifting, bending, moving boxes
Never - Field work, confined spaces

Regularly - Office environment, fast-paced
Rarely - Outdoor exposure or travel

Noise level is usually moderate. Reasonable accommodations may be made for individuals with disabilities.

You'll work with:

• Computers, phones, scanners, copiers, fax machines

• JD Edwards, Concur, Emburse Chrome River

• Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, Word)

• Adobe Acrobat

Non-Union Benefits:

• Competitive pay $21.33 - $30.47 / hour

• Employee Stock Ownership Plan (ESOP)

• Paid training and certifications

• Health, dental, vision & HSA options

• 401(k) +

• Paid time off and Employee Assistance Program (EAP)

Descripcion general
Unete a una empresa que hace crecer a las personas

En Lewis, no solo podamos arboles, construimos un futuro. Como la segunda empresa mas grande de gestion de vegetacion para servicios publicos en America del Norte y orgullosamente propiedad de los empleados, creemos que cada persona en nuestro equipo importa. Cuando te unes a Lewis, no solo estas aceptando un trabajo, estas invirtiendo en tu futuro.

Por que te encantara trabajar aqui

• Disfruta del aire libre mientras trabajas en la naturaleza, no atrapado detras de un escritorio!
• Impulsa tu carrera con nosotros; priorizamos la capacitacion y las promociones internas.
• Unete a un equipo dinamico que defiende la seguridad, valora tu opinion y fomenta un fuerte sentido de camaraderia.
• Construye tu futuro con nosotros a traves de nuestro fantastico Plan de Propiedad de Acciones para Empleados (ESOP).

Responsabilidades
Lo que haras como Especialista en Gastos y Cuentas por Pagar (AP Expense Specialist)
Como Especialista en Gastos y Cuentas por Pagar en Lewis Services, deberas:

• Auditar y procesar grandes volumenes de gastos de combustible y tarjetas de credito enviados electronicamente en Emburse Chrome River o mediante informes en papel.
• Revisar y procesar facturas, asegurando la documentacion adecuada, codificacion contable general y aprobaciones antes de ingresarlas en Concur y JD Edwards para su pago.
• Hacer coincidir los numeros de ordenes de compra con los gastos, procesar facturas y cerrar ordenes de compra.
• Realizar procesamiento de entrada de datos de alto volumen segun sea necesario.
• Identificar y evaluar tendencias de gastos y preparar informes para informar a las operaciones.
• Contactar a los proveedores para obtener recibos faltantes por montos superiores a un umbral establecido.
• Escanear o copiar recibos de gastos para fines relacionados con gestion de riesgos, flota o impuestos sobre ventas.
• Preparar asientos contables y conciliaciones de cuentas precisas y puntuales.
• Tomar la iniciativa para ayudar a los miembros del equipo segun sea necesario.
• Responder a consultas internas y externas de clientes y proveedores.
• Revisar estados de cuenta de proveedores, investigar y resolver discrepancias.
• Apoyar la seleccion semanal de pagos y el procesamiento de aumentos o nuevas emisiones de tarjetas corporativas.
• Mantener un solido entorno de control interno y archivos organizados.
• Realizar otras tareas asignadas.

Calificaciones
Lo que aportas

• Titulo de asociado en Contabilidad, Finanzas o un campo relacionado (se prefiere licenciatura).
• 2 a 3 anos de experiencia relevante preferida; se requieren 5+ anos de experiencia en lugar de titulo.
• Experiencia en Cuentas por Pagar, incluido el procesamiento de facturas, reportes de gastos, incorporacion de proveedores, estados de cuenta mensuales e informes de A/P.
• Familiaridad con los sistemas JD Edwards, Concur y Emburse Chrome River.
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word) y Adobe Acrobat.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, con excelentes habilidades organizativas y de comunicacion.
• Gran atencion al detalle, habilidades de investigacion y capacidad para analizar e interpretar datos con precision.
• Conocimiento de principios contables basicos y procesos del libro mayor general.
• Capacidad para realizar multiples tareas y cumplir plazos en un entorno dinamico y de alto volumen.
• Demostracion de trabajo en equipo, adaptabilidad y mentalidad de mejora continua.
• Habilidades interpersonales y de colaboracion para el trabajo multifuncional.

Exigencias fisicas
Capacidad para:

• Permanecer sentado frente a un escritorio por periodos prolongados y realizar pulsaciones repetitivas.
• Levantar ocasionalmente hasta 25 libras (aprox. 11 kg).

Frecuencia de actividades:

• Continuamente: estar sentado, comunicarse, usar computadoras
• Frecuentemente: alcanzar, escribir, manipular archivos
• Ocasionalmente: levantar, agacharse, mover cajas
• Nunca: trabajo de campo, espacios confinados

Condiciones ambientales

• Regularmente: entorno de oficina, ritmo rapido
• Rara vez: exposicion al exterior o viajes

El nivel de ruido suele ser moderado. Se pueden hacer adaptaciones razonables para personas con discapacidades.

Herramientas y equipo
Trabajaras con:

• Computadoras, telefonos, escaneres, copiadoras, maquinas de fax
• JD Edwards, Concur, Emburse Chrome River
• Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, Word)
• Adobe Acrobat

Lo que ofrecemos
Beneficios para empleados no sindicalizados:

• Salario competitivo: $21.33 - $30.47 por hora
• Plan de Propiedad de Acciones para Empleados (ESOP)
• Capacitacion y certificaciones pagadas
• Opciones de salud, dental, vision y HSA
• 401(k) +
• Tiempo libre remunerado y Programa de Asistencia al Empleado (EAP)